Solutions logicielles : Bodegas Protos gère 34 millions de bouteilles par an grâce au logiciel de gestion d’entrepôt Easy WMS
de Mécalux

La société Bodegas Protos, entreprise viticole espagnole, souhaitait équiper ses entrepôts à Peñafiel et La Seca d’un logiciel capable de gérer la réception, le stockage, la préparation de commandes et l’expédition d’une grande quantité de bouteilles et de références. À cet effet, l’entreprise a misé sur Mecalux et les hautes performances de son logiciel de gestion d’entrepôt Easy WMS. L’entreprise produit aujourd’hui 6,5 millions de bouteilles par an, qu’elle commercialise dans plus de 94 pays à travers le monde. Son travail et son enthousiasme, combinés à la qualité du produit, ont porté Bodegas Protos au sommet du secteur vinicole international.

Optimiser l’espace

L’entrepôt de Bodegas Protos s’étend sur une surface de 19 450 m2 et sa hauteur maximale de 7 mètres est divisée en plusieurs étages et sous-entrepôts. Protos travaille avec des caisses de 6 et 12 bouteilles, des cages métalliques spécifiques pour le vieillissement du vin, des cartons de 3 bouteilles, de 2 bouteilles, etc. Afin de gérer l’ensemble du stock situé dans l’entrepôt de Bodegas Protos pendant l’année, il était indispensable d’optimiser son espace avec un logiciel de gestion qui permette de connaître la position exacte de chacune des bouteilles produites ainsi que leur commercialisation par régions. Au-delà de la fonction de stockage, Protos recherchait un conseil en gestion logistique des processus de stockage pour garantir un accès organisé, rapide et agile au matériel stocké, et une optimisation de l’espace. De plus, Protos produit des bouteilles à partir de cuves de vin ou de fûts, qui sont ensuite stockés et expédiés dans des caisses de différents modèles. Ce processus devient problématique dans la mesure où l’entreprise ne dispose d’aucun système capable de lui indiquer, en temps réel, le nombre de bouteilles stockées et leur emplacement.

Répondre à de nombreuses problématiques

La problématique de Bodegas Protos est complexe en raison des différentes fonctionnalités qui interviennent dans son processus de production et de stockage, dont les ordres de production, le contrôle du stock de matières premières, le montage de kits, les transferts entre entrepôts, les réceptions, les remplacements, le fait que 50 % de son produit fini est expédié par picking, les inventaires etc

Répondre à un double objectif

Bodegas Protos a opté pour Mecalux et son progiciel Easy WMS, piloté par des terminaux radiofréquence (RF), pour enregistrer toutes les références et contrôler l’inventaire et la position de chaque article. 
L’implantation d’Easy WMS chez Bodegas Protos répond à un double objectif, celui d’optimiser des processus de l’entrepôt avec l’utilisation du système de gestion d’entrepôt pour accélérer la réalisation des opérations, optimiser les déplacements, réduire les erreurs et améliorer le suivi du fonctionnement quotidien de l’entrepôt. Et bien sûr l’objectif de traçabilité unitaire des bouteilles avec une traçabilité souhaitée de chaque bouteille produite et expédiée depuis Bodegas Protos. Ainsi, le système a été configuré de façon à ce que ce besoin de traçabilité soit pris en compte dans chacun des processus. Il fournit à chaque étape les informations relatives à la numérotation des bouteilles.

Processus mis en œuvre

Ainsi les réceptions de la matière première provenant des fournisseurs, sont créées à partir d’ordres d’entrée reçus depuis l’ERP. Dans un premier temps, le produit est semi-élaboré à partir de matière première. Le résultat est un vin en bouteille (non terminé) qui est stocké dans les caisses métalliques. Au cours de ce processus, les conteneurs sont étiquetés depuis Easy WMS. 
Dans un second temps, le produit semi-élaboré repasse par un processus de production qui le transforme en produit fini. Durant de ce processus, les conteneurs sont identifiés et le logiciel Easy WMS calcule (à partir du lancement de l’ordre de production) la quantité de bouteilles contenues dans chaque conteneur. 
Le stock est remplacé dans la zone de picking au fur et à mesure qu’il est consommé. Ce processus est lancé par gestion manuelle et consiste à placer le produit assigné.

Traçabilité et gestion de numéros de série par caisses

Ce développement a également pour objet de maintenir la traçabilité des bouteilles. C’est pourquoi il est réparti en modifications tout au long du processus de production et d’expédition, où doit être indiquée la numérotation des bouteilles utilisées. Le développement inclut également la gestion de la numérotation assignée à chaque conteneur : à sa sortie de production, lors d’un décompte, d’une consolidation, au picking, au moment de l’expédier, etc.

Augmentation de la capacité de stockage et réduction des coûts

Afin de pouvoir consulter les actions réalisées sur un ou plusieurs numéros de série de bouteilles (et, par conséquent, avec les unités de stock représentées), l’utilisateur dispose de l’écran de « Traçabilité des bouteilles » à partir duquel il peut consulter les actions effectuées à travers des filtres configurables. Par exemple : date, code d’article, description de l’article, numérotation de la bouteille, étiquette du conseil régulateur, lot, entrepôt, entrepôt de destination, etc. Depuis l’installation de ce logiciel, le système de gestion d’entrepôt Easy WMS a augmenté la capacité de stockage jusqu’à 40%. 
En plus d’une meilleure exploitation de l’espace, Easy WMS a permis de réduire significativement les coûts d’autres variables. 
Bodegas Protos dispose désormais d’un inventaire permanent en temps réel, qui lui permet de contrôler tous ses produits stockés.